Cet article explique comment OxygenWorldwide pr\u00e9vient les probl\u00e8mes de livraison lorsque les voyageurs craignent que leur oxyg\u00e8ne m\u00e9dical n’arrive pas \u00e0 leur h\u00f4tel. Il d\u00e9taille chaque \u00e9tape du processus de coordination, de l’envoi du formulaire de voyage aux v\u00e9rifications effectu\u00e9es avant l’arriv\u00e9e. L’article d\u00e9crit des situations r\u00e9elles g\u00e9r\u00e9es par l’\u00e9quipe d’assistance, comme la perte de donn\u00e9es de r\u00e9servation par les h\u00f4tels ou le changement d’horaires du personnel de r\u00e9ception. Les voyageurs d\u00e9couvrent ce \u00e0 quoi s’attendre le jour de la livraison, comment le mat\u00e9riel est plac\u00e9 directement dans leur chambre lorsque cela est possible, et que faire en cas de question \u00e0 leur arriv\u00e9e. Ces informations sont bas\u00e9es sur des ann\u00e9es d’exp\u00e9rience.<\/b><\/p>\n
Si vous pr\u00e9voyez des vacances avec de l’oxyg\u00e8ne m\u00e9dical <\/a><\/u><\/span>, cette question vous a probablement d\u00e9j\u00e0 travers\u00e9 l’esprit au moins une fois, g\u00e9n\u00e9ralement tard le soir, alors que vous pr\u00e9f\u00e9reriez penser au voyage lui-m\u00eame.<\/p>\n \u00ab Et si j\u2019arrive l\u00e0-bas et qu\u2019il n\u2019y a rien qui m\u2019attend ? \u00bb<\/p>\n C\u2019est une pr\u00e9occupation tellement courante que notre \u00e9quipe peut presque entendre la pause \u00e0 l\u2019autre bout du fil lorsque quelqu\u2019un finit par l\u2019exprimer \u00e0 voix haute.<\/p>\n Commen\u00e7ons par quelque chose de simple et d’honn\u00eate\u00a0: cette peur est normale. Mais cela ne se produit quasiment jamais.<\/p>\n Non pas parce que les voyageurs ne font jamais d’erreurs, ou que les h\u00f4tels ne perdent jamais d’informations, mais parce que l’ensemble du processus d’OxygenWorldwide<\/a><\/u><\/span> a \u00e9t\u00e9 con\u00e7u pour \u00e9viter pr\u00e9cis\u00e9ment ce sc\u00e9nario.<\/p>\n Voyez les choses ainsi\u00a0: vous g\u00e9rez votre documents m\u00e9dicaux, vos vols, vos bagages. Nous nous occupons de tout ce qui est source d\u2019incertitude\u00a0: la coordination, les v\u00e9rifications, les appels de suivi. Ainsi, vous n\u2019aurez jamais \u00e0 vous demander si un concentrateur sera pr\u00e9sent \u00e0 votre arriv\u00e9e dans votre chambre.<\/p>\n Une anecdote du d\u00e9but de l’automne me revient en m\u00e9moire. Une Norv\u00e9gienne s\u00e9journait \u00e0 Alicante pour un court s\u00e9jour. Lors de sa r\u00e9servation d’h\u00f4tel, celle-ci a \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9e sous son nom de jeune fille, et non son nom de famille. L’h\u00f4tel n’a trouv\u00e9 aucune r\u00e9servation. Notre \u00e9quipe a enqu\u00eater sur l’affaire, a rappel\u00e9 plus tard, alors qu’un autre membre du personnel \u00e9tait de service, et a tout confirm\u00e9. \u00c0 son arriv\u00e9e, elle a trouv\u00e9 son concentrateur d’oxyg\u00e8ne d\u00e9j\u00e0 install\u00e9 dans sa chambre, fonctionnant tout simplement dans un coin.<\/p>\n Son message ult\u00e9rieur disait : \u00ab Je me suis sentie prise en charge avant m\u00eame mon arriv\u00e9e. \u00bb<\/p>\n C\u2019est ce sentiment que nous recherchons.<\/p>\n Voyager avec de l’oxyg\u00e8ne<\/a><\/u><\/span> Cela ajoute des \u00e9l\u00e9ments auxquels on ne pense jamais. Vous le savez. Nous le savons. M\u00eame avec une pr\u00e9paration optimale, l’esprit s’emballe et imagine le pire. Et si la r\u00e9ception est ferm\u00e9e? Et si l’h\u00f4tel n’a pas transmis le mot\u00a0? Et si le propri\u00e9taire de l’Airbnb a chang\u00e9 le code de la bo\u00eete \u00e0 cl\u00e9s\u00a0?<\/p>\n Ces r\u00e9flexions surgissent car l’\u00e9quipement est indispensable, et non facultatif. On ne peut pas \u00ab r\u00e9gler le probl\u00e8me plus tard \u00bb. C’est pourquoi le processus int\u00e8gre des mesures de s\u00e9curit\u00e9, bien avant votre arriv\u00e9e.<\/p>\n Les petits malentendus sont fr\u00e9quents.<\/p>\n Le personnel de la r\u00e9ception change d’\u00e9quipe.<\/p>\n<\/li>\n Il arrive que les propri\u00e9taires de locations de vacances oublient de mentionner une livraison.<\/p>\n<\/li>\n Les h\u00f4tels utilisent parfois deux syst\u00e8mes\u00a0: un pour les r\u00e9servations et un autre pour les notes internes.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Il ne s’agit pas de situations d’urgence. Ce sont simplement des moments de la vie courante que nos coordinateurs g\u00e8rent quotidiennement, avec discr\u00e9tion et calme.<\/p>\n Tout commence lorsque vous soumettez votre formulaire de voyage <\/a><\/u><\/span>. C’est \u00e0 ce moment pr\u00e9cis que l’organisation se met en marche. Votre formulaire est transmis \u00e0 une \u00e9quipe multilingue qui v\u00e9rifie votre destination, vos dates et vos informations m\u00e9dicales. Elle confirme le mat\u00e9riel n\u00e9cessaire en se basant sur la prescription de votre m\u00e9decin. Ensuite, elle coordonne les op\u00e9rations avec le prestataire local et votre h\u00e9bergement.<\/p>\n Diff\u00e9rents types d’h\u00e9bergement impliquent diff\u00e9rentes \u00e9tapes.<\/p>\n Les h\u00f4tels ont g\u00e9n\u00e9ralement des proc\u00e9dures claires pour les livraisons, mais la rotation du personnel peut engendrer des incoh\u00e9rences, c’est pourquoi l’\u00e9quipe assure un suivi.<\/p>\n<\/li>\n Les appartements ou les maisons de locations n\u00e9cessitent davantage de pr\u00e9cisions, telles que des instructions d’acc\u00e8s, des codes ou les num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone du propri\u00e9taire.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n C’est l\u00e0 que la magie op\u00e8re. L’\u00e9quipe contacte directement l’h\u00f4tel et confirme tout par \u00e9crit.<\/p>\n Num\u00e9ro de chambre.<\/p>\n<\/li>\n Nom de la r\u00e9servation.<\/p>\n<\/li>\n Date d’arriv\u00e9e.<\/p>\n<\/li>\n Instructions de livraison.<\/p>\n<\/li>\n Acc\u00e8s \u00e0 l’\u00e9lectricit\u00e9.<\/p>\n<\/li>\n Espace de stockage.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Si l’h\u00f4tel a des doutes, nous lui expliquons la proc\u00e9dure. S’il n’a jamais re\u00e7u de livraison d’oxyg\u00e8ne auparavant, nous le accompagnons. Nous confirmons une derni\u00e8re fois avant l’arriv\u00e9e du fournisseur. Nous demandons \u00e0 la r\u00e9ception de le mentionner clairement dans la r\u00e9servation. Si nous percevons une h\u00e9sitation, nous effectuons un suivi le lendemain.<\/p>\n Les locations entre particuliers n\u00e9cessitent une approche l\u00e9g\u00e8rement diff\u00e9rente. Les livraisons impliquant un acc\u00e8s au propri\u00e9taire, nous v\u00e9rifions sa disponibilit\u00e9 et lui demandons une confirmation \u00e9crite. En l’absence de confirmation, nous la relan\u00e7ons. L’objectif est simple\u00a0: obtenir des r\u00e9ponses \u00e0 toutes les questions.<\/p>\n Une anecdote illustre parfaitement ce point. Un h\u00f4tel du sud de l’Espagne avait entrepos\u00e9 un appareil \u00e0 oxyg\u00e8ne dans un placard, pensant qu’il devait attendre l’arriv\u00e9e d’un client. Le fournisseur avait confirm\u00e9 la livraison, mais l’\u00e9quipe a remarqu\u00e9 une anomalie sur le bon de livraison. Ils ont appel\u00e9 l’h\u00f4tel, pos\u00e9 quelques questions pr\u00e9cises et r\u00e9gl\u00e9 le probl\u00e8me imm\u00e9diatement. \u00c0 l’arriv\u00e9e du voyageur, le concentrateur \u00e9tait d\u00e9j\u00e0 en marche dans la chambre pr\u00e9vue \u00e0 cet effet.<\/p>\n Le jour de la livraison se d\u00e9roule \u00e9tonnamment sans encombre, du moins de votre c\u00f4t\u00e9. Les fournisseurs locaux livrent le mat\u00e9riel \u00e0 l’h\u00f4tel, l’installent directement dans votre chambre si l’\u00e9tablissement le permet, et vous envoient un rapport de livraison. Si la chambre n’est pas encore pr\u00eate, le mat\u00e9riel peut \u00eatre entrepos\u00e9 dans un local s\u00e9curis\u00e9 r\u00e9serv\u00e9 au personnel en attendant son installation, mais l’objectif est toujours de le placer directement dans votre chambre, \u00e0 l’endroit pr\u00e9cis o\u00f9 vous l’utiliserez.<\/p>\n OxygenWorldwide re\u00e7oit la confirmation de livraison, v\u00e9rifie la conformit\u00e9 de la commande et contacte l’h\u00f4tel si n\u00e9cessaire. En cas de doute, l’\u00e9quipe contacte imm\u00e9diatement le fournisseur.<\/p>\n Les voyageurs sont souvent surpris d’apprendre le nombre d’\u00e9tapes n\u00e9cessaires entre l’envoi de leur formulaire et leur arriv\u00e9e dans leur chambre. L’objectif n’est pas de vous submerger d’informations, mais de vous permettre de ne penser \u00e0 rien.<\/p>\n Cette \u00e9tape vise uniquement \u00e0 vous rassurer. Quelques jours avant votre arriv\u00e9e, l’\u00e9quipe effectue une nouvelle v\u00e9rification. Le personnel des h\u00f4tels change fr\u00e9quemment. Il se peut que la r\u00e9ception de nuit ignore quel poste est r\u00e9serv\u00e9 \u00e0 la r\u00e9ception de jour. Les propri\u00e9taires de locations priv\u00e9es sont parfois en voyage ou ne pas lire leurs messages.<\/p>\n L’\u00e9quipe v\u00e9rifie donc \u00e0 nouveau. Et parfois encore. Non pas parce qu’il y a un probl\u00e8me, mais parce que la confirmation est essentielle pour garantir l’exactitude des informations.<\/p>\n Un voyageur arriv\u00e9 tard dans la soir\u00e9e a appel\u00e9 la r\u00e9ception pour v\u00e9rifier si le mat\u00e9riel \u00e9tait disponible dans sa chambre. La r\u00e9ceptionniste n’en savait rien, mais nous avions d\u00e9j\u00e0 contact\u00e9 le fournisseur et le personnel de jour. Dix minutes plus tard, la r\u00e9ception a confirm\u00e9 sa pr\u00e9sence.<\/p>\n On peut presque entendre le soulagement au t\u00e9l\u00e9phone quand des moments comme celui-ci se produisent.<\/p>\n Cette partie est simple et courte, mais importante. Apportez\u00a0:<\/p>\n Votre ordonnance ou lettre m\u00e9dicale<\/p>\n<\/li>\n Vos coordonn\u00e9es OxygenWorldwide<\/a><\/u><\/span><\/p>\n<\/li>\n Toute documentation de compagnie a\u00e9rienne<\/p>\n<\/li>\n Une petite carte avec votre nom et les dates de votre r\u00e9servation \u00e0 montrer \u00e0 la r\u00e9ception si il y a beaucoup de monde<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n Ce dont vous n’avez pas besoin<\/p>\n Vous n’avez pas besoin d’informations techniques.<\/p>\n<\/li>\n Vous n’avez pas besoin de d\u00e9crire votre \u00e9quipement.<\/p>\n<\/li>\n Vous n’avez pas besoin d’appeler \u00e0 l’avance.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n C\u2019est l\u00e0 tout l\u2019int\u00e9r\u00eat du processus de coordination.<\/p>\n La plupart des arriv\u00e9es se d\u00e9roulent sans probl\u00e8me. Vous entrez dans votre chambre et le mat\u00e9riel est d\u00e9j\u00e0 install\u00e9. Parfois, la r\u00e9ception vous remet un mot de confirmation. Il arrive parfois que vous arriviez avant que la chambre ne soit pr\u00eate\u00a0; dans ce cas, le personnel vous l\u2019apportera plus tard.<\/p>\n Si quelque chose n’est pas clair, appelez-nous.<\/p>\n N’essayez pas de r\u00e9soudre seul le probl\u00e8me.<\/p>\nPourquoi cette inqui\u00e9tude est importante et pourquoi elle est normale<\/b><\/h2>\n
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\u00c9tape 1. Le processus de coordination commence avant votre d\u00e9part de chez vous.<\/b><\/h2>\n
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\u00c9tape 2. Comment nous confirmons les livraisons aupr\u00e8s des h\u00f4tels et des locations<\/b><\/h2>\n
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\u00c9tape 3. Que se passe-t-il le jour de la livraison ?<\/b><\/h2>\n
\u00c9tape 4. Double v\u00e9rification avant votre arriv\u00e9e<\/b><\/h2>\n
\u00c9tape 5. Ce que vous devez apporter avec vous<\/b><\/h2>\n
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\u00c9tape 6. Que faire en cas de question \u00e0 l’arriv\u00e9e<\/b><\/h2>\n